בעידן הטכנולוגי שאנו חיים בו,האבולוציה מחייבת אותנו להישאר מעודכנים. לעיתים קרובות אנו נתקלים בעוד ועוד מערכות אשר יכולות לשפר את התנהלות הארגון ותפקודו תוך מיצוי המשאבים וייעול העבודה השוטפת.

אז אחרי שנחשפנו, בחנו, התייעצנו והחלטנו להכניס מערכת חדשה לארגון, בין אם זו מערכת CRM, מערכות ניהול מלאי , הנה"ח או HR מגיע הפחד משינוי. החשש מפגיעה בשגרת העבודה ופגיעה בהתנהלות הארגון, בנוסף לחשש שהמערכת לא "תספק את הסחורה".

אז מה עושים?

בונים תהליך הדרגתי עם הכנה מוקדמת ואיכותית:

1. בניית תוכנית עבודה - תוכנית העבודה המורכבת מאחראי פרויקט, אוכלוסיית המשתמשים, מידע ופעולות שיאלצו ללמוד וכן לוחות זמנים לביצוע. תוכנית העבודה חייבת להכיל את מערך ההדרכה של המשתמשים החדשים בהתאמה לשפת האם וליכולות הטכנולוגיות של כלל המשתמשים.
2. קביעת נהלי עבודה ומפרט משתמשים למערכת - נהלים שיסייעו להפחית אי וודאות ויקבעו מסגרת פעולות, בעוד שהמפרט יספק תמיכה במצב של שימוש עצמי במערכת ובהירות למשתמשים.
3. תקשור המערכת - מטרות, יתרונות המערכת, פעולות משמעותיות ועוד' על מנת להציף התנגדויות מוקדמות ולהכין את הקרקע להטמעה, תוך תקשור לוחות זמנים ריאליים הלוקחים בחשבון האטה בתפוקות, עקב כניסת מערכת חדשה והתמודדות עם האתגרים הטכניים הנלווים לכניסתה.

במקביל, חשוב לקיים:

1. ליווי מנהלים בתהליך ההטמעה- ליווי אישי וטכנולוגי- יש להתמקד במנהלים/אנשי מפתח אשר מתקשים בפן הטכנולוגי של המערכת ו/או הבנת החשיבות של המערכת לארגון.
2. ליווי ותמיכה טכנולוגית- ליווי בתפעול ראשוני, הדרכות, טיפול נקודתי בבעיות ותקלות מערכת באופן מיידי.
3. בחינת ההתקדמות של תוכנית ההטמעה וביצוע התאמות כנדרש.

לאחר וידוא כל השלבים הנ"ל, נותר רק לוודא שהמערכת אכן מנוצלת באופן מקסימלי,

על מנת שלא תהפוך לאחת מ"מערכות הרפאים", שהפכו למטרד מסורבל ונזנחו לאחר שהארגון כשל בהטמעתן.

אז זכרו! היערכו נכון, תקשרו נכון, לוו את התהליך מתחילתו ועד סופו, נטרלו התנגדויות וערכו ביקורת ובדק בית אודות היעילות לאורך הדרך.

בהצלחה!